Szwedzka księgowość

Podstawą prawidłowego funkcjonowania firmy jest znajomość zasad dotyczących księgowości, niezależnie od miejsca, w którym prowadzi się działalność gospodarczą. Aby uniknąć problemów ze Skatteverket (szwedzkim urzędem podatkowym), przedsiębiorca, który zamierza prowadzić biznes w Szwecji, powinien zaznajomić się z procedurami wystawiania faktur, oraz z terminami rozliczeń z urzędem i stawkami obowiązujących podatków. Właściciel firmy ma również możliwość, aby szczegółowe aspekty prowadzenia księgowości w Szwecji powierzyć specjalistom. Aktualna wiedza na temat rachunkowości umożliwi sprawne i zgodne z przepisami działanie firmy. Rada Szwedzkich Standardów Rachunkowości - Bokföringsnämnden (BFN) - sprawuje nadzór nad rozporządzeniami oraz przepisami, które związane są z księgowością. Szwedzką księgowość regulują dwie ustawy:
- bokföringslagen - Ustawa o rachunkowości z roku 1999,
- årsredovisningslagen - Ustawa o sprawozdaniach rocznych z roku 1995. Co jeszcze warto wiedzieć o księgowości w Szwecji?

1. Aby móc rejestrować transakcje związane z prowadzonym biznesem, należy mieć dostęp do odpowiednio zabezpieczonego, certyfikowanego programu księgowego. Nie jest dozwolone korzystanie w tym celu z programów typu Microsoft Excel, które obsługują arkusze kalkulacyjne.
2. Wszyscy przedsiębiorcy, bez względu na skalę i rodzaj działalności, mają obowiązek prowadzenia księgowości.
3. Według Ustawy księgowość w szwedzkiej firmie prowadzić może właściciel firmy, bądź wykwalifikowany księgowy. W każdym przypadku odpowiedzialność za prawidłowe jej prowadzenie ponosi właściciel firmy. Wybierając biuro rachunkowe w Szwecji, warto korzystać z usług tych, które oferują zarejestrowanych, wykształconych księgowych, którzy mają odpowiednie uprawnienia do wykonywania tego zawodu w Szwecji. Revisorsinspektionen umożliwia sprawdzenie księgowego lub biura rachunkowego.
4. Właściciel firmy może samodzielnie prowadzić rozliczenia i sprawy finansowe swojej działalności lub skorzystać z usług oferowanych przez biuro rachunkowe.
5. Przedsiębiorcy mają obowiązek rejestrowania wszystkich transakcji, które wiążą się z prowadzoną działalnością. Muszą także przechowywać dokumenty firmowe, zgodnie z aktualnymi regulacjami.
6. Prawidłowość rozliczeń i dotrzymywanie terminów wyznaczonych przez urzędy jest bardzo ważne w szwedzkiej księgowości, gdyż nieterminowość, niedopełnienie obowiązków i uchybienia w rachunkowości mogą skutkować częstymi kontrolami z Skatteverket - urzędu podatkowego.
7. Z punktu widzenia urzędów, banków oraz kontrahentów, księgowość firmy w Szwecji jest istotna, ponieważ jej rachunki i sytuacja finansowa jest brana pod uwagę przez:
   • Potencjalnych inwestorów.
   • Urząd skarbowy (w przypadku rozliczeń podatku VAT, podatku dochodowego i składek na ubezpieczenie społeczne).
   • Instytucje finansowe (jeśli właściciel planuje wziąć kredyt).
   • Dostawców (jeśli firma kupuje towary z odroczonym terminem płatności).

Każdy przedsiębiorca w Szwecji obowiązkowo musi przechowywać faktury, które są podstawą rozliczenia. Dokumentację szwedzkiej firmy przedsiębiorca powinien prowadzić w sposób przejrzysty i rzetelny. Warto zachować porządek w dokumentach, szczególnie gdy zbliża się termin rozliczenia z urzędem podatkowym, lub gdy w firmie jest prowadzona kontrola. Dokumenty powinny być przechowywane przez co najmniej siedem lat od daty wystawienia, natomiast archiwizowanie powinno zachodzić w takiej samej formie, jaką posiada dokument - elektroniczne w formie cyfrowej, a papierowe w formie papierowej. Archiwizację dokumentów przedsiębiorca może prowadzić na terenie firmy lub zlecić to firmie zewnętrznej. Należy pamiętać, że w przypadku kontroli z urzędu magazyn ma obowiązek udostępnienia przechowywanej dokumentacji.

Najlepszy sposób na zachowanie przejrzystej sytuacji finansowej to weryfikacja bieżących zobowiązań i należności i regularne monitorowanie płatności. Faktury w Szwecji zwykle są wystawiane zgodnie ze standardem Svefaktura, jako dokument elektroniczny. Szwedzkie przedsiębiorstwa ułatwiają sobie kontakt z urzędami i kontrahentami na wzór organów państwowych i agencji rządowych, dzięki obsługiwaniu e-faktur. Wydruki papierowe stopniowo są wycofywane z powszechnego obiegu.

Standardowa forma faktury wystawionej przez szwedzką firmę zawiera podstawowe informacje, które dotyczą sprzedawcy, nabywcy oraz przedmiotów transakcji (towaru lub usługi). Co jeszcze warto wiedzieć o fakturach w Szwecji?

1. W przypadku, gdy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością wystawia fakturę, powinna ona zawierać także nazwę firmy, numer identyfikacyjny oraz miejsce siedziby spółki w Szwecji (miasto lub gmina).
2. Przedsiębiorstwo w Szwecji musi mieć nadany numer identyfikacyjny i posiadać firmowy numer konta bankowego, aby mieć możliwość wystawiania faktur.
3. Jeśli firmy są zobowiązane do płacenia podatku VAT, powinny na fakturach uwzględnić właściwą stawkę podatku. Odliczenie naliczonego podatku jest możliwe, gdy VAT na Szwedzkiej fakturze jest poprawnie wykazany.
4. Ważna jest prawidłowość wystawianych faktur, gdyż ten dokument jest podstawą ubiegania się o zwrot należności od kontrahenta.
5. Według obowiązujących przepisów faktura powinna być przygotowana z datą dostarczenia towaru lub usługi do klienta.
6. Właściciel firmy może samodzielnie prowadzić księgowość w Szwecji bądź zlecić prowadzenie jej profesjonalnej firmie zewnętrznej.
7. Należy pamiętać, że do wystawiania faktur akceptowane jest jedynie profesjonalne certyfikowane oprogramowanie i nie może zostać do tego wykorzystany program Microsoft Excel. Do przechowywania dokumentów powinien służyć program, który spełnia wszystkie wymogi bezpieczeństwa.
8. Szczególnie przydatne jest dbanie o porządek dokumentacji firmowej oraz kontrola prawidłowości wystawianych faktur, gdy ze strony kontrahentów pojawiają się zaległości lub gdy szwedzki urząd przeprowadza kontrolę.

Zdarzenia gospodarcze, które zachodzą podczas prowadzenia działalności, rejestrowane są na kontach księgowych. Wszystkie konta razem tworzą plan kont, natomiast każde z nich służy do rejestrowania konkretnych zdarzeń gospodarczych.

Przedsiębiorca w Szwecji ma możliwość samodzielnego skonfigurowania planu kont i dopasowania go do potrzeb firmy albo może skorzystać z BAS (standardowego planu kont).

Plan kont umożliwia szwedzkiemu przedsiębiorcy wykaz zdarzeń gospodarczych z danego okresu. Jest to podsumowanie zaksięgowanych przez daną firmę rachunków. BAS, czyli standardowy plan kont, zawiera schemat do zakwalifikowania danego zdarzenia. Salda kont są wpisywane do rocznego zeznania podatkowego, dlatego należy pamiętać, aby prawidłowo dopasować zdarzenie gospodarcze do poszczególnych kont księgowych. Szwedzkie konta księgowe złożone są z czterech cyfr. Klasę konta wskazuje jego pierwsza cyfra. Decyduje ona o przynależności zdarzenia do konkretnego konta.
1 - wskazuje na aktywa
2 - wskazuje na zobowiązania
3 - wskazuje na przychody
4-8 - wskazują na koszty.
Druga cyfra konta określa grupę kont, a wszystkie cztery wskazują na konkretne konto księgowe.

Do przeprowadzania wszelkich operacji finansowych, które są związane z prowadzoną w Szwecji działalnością, firma powinna posiadać konto bankowe. W przypadku szwedzkich spółek, konto w banku służy także do zdeponowania kapitału początkowego. Obowiązkiem szwedzkiego przedsiębiorcy jest udowodnienie zasadności poniesienia kosztów firmy. Własny biznes w Szwecji umożliwia kontrolę nad kwestiami finansowymi, jak i realny wpływ na wysokość zysku. Własna działalność wiąże się także z koniecznością ponoszenia kosztów. Wysokość i zakres kosztów jest zależna od rodzaju działalności i charakteru świadczonych usług.

Przedsiębiorca ma obowiązek dokładnie kontrolować poprawność danych, które są zawarte na fakturach, a w szczególności wykazanych w nich kwot, wartości towarów oraz stawek podatku VAT, jak i identyfikacyjnych danych firmy. Koszty firmy wylicza się na podstawie wystawianych przez dostawców faktur kosztowych. Stanowią one potwierdzenie kosztów faktycznie poniesionych.

Podatki jako podstawowy koszt firmy
Podatki są podstawowym kosztem firmy w Szwecji. Podatek VAT, podatki za pracowników oraz podatek dochodowy, odprowadzane są cyklicznie, zgodnie z określonymi stawkami oraz wyznaczonymi przez Skatteverket terminami.

Podatek dochodowy w Szwecji to 30-55% zysku firmy, natomiast dla osób prawnych wynosi 28%. Podatek pracodawcy łącznie to 31,42% od kwoty wynagrodzenia pracownika brutto i innych świadczeń, natomiast stawki podatku VAT wynoszą 25%, 12% oraz 6%.

Jeśli chodzi o spółki, kosztem jest utworzenie kapitału początkowego w wysokości od 50 000 SEK do 500 000 SEK. Należy go zdeponować na firmowym rachunku bankowym.

Koszty stałe i zmienne
Koszty w Szwecji dzieli się na stałe oraz zmienne. Koszty stałe to koszty, jakie można ustalić z wyprzedzeniem, gdyż są ponoszone regularnie. Koszty zmienne zmieniają się zależnie od aktualnego zapotrzebowania firmy i dotyczą zazwyczaj materiałów, urządzeń oraz artykułów biurowych, które są niezbędne, aby prowadzić działalność. Ze względu na przynależność do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz Unii Europejskiej (UE), polscy przedsiębiorcy mają możliwość założenia firmy w Szwecji, tak samo, jak obywatele tego kraju. Założenie działalności nie jest skomplikowane, natomiast przebieg i czas trwania procesu jest uzależnione od typu działalności, jaki polski przedsiębiorca zamierza rozpocząć. Najpopularniejszymi typami przedsiębiorstw są firmy jednoosobowe, ze względu na różnorodność formalności i wymagań, związanych z rejestracją działalności. Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki komandytowe są najbardziej niedostępne dla obcokrajowców ze względu na konieczność wniesienia kapitału zakładowego o dużej wysokości i skomplikowane formalności.

Najpopularniejszymi typami przedsiębiorstw w Szwecji są:
- Firma jednoosobowa (enskild nӓringsidkare),
- Spółka cywilna (enkelt bolag),
- Spółka handlowa (HB),
- Oddział firmy zagranicznej (Filial). Księgowość w szwedzkiej firmie jednoosobowej jest stosunkowo prosta. Nie wymaga zatrudniania profesjonalnego księgowego. Właściciel firmy powinien zaznajomić się z podstawami księgowości, jeśli chce prowadzić płynną działalność i prawidłowo księgować transakcje finansowe przedsiębiorstwa. Ustawa o rachunkowości zawiera wszelkie ustalenia. Właściciel szwedzkiej firmy jednoosobowej odpowiada za jej zobowiązania całym swoim majątkiem.

Podatek dochodowy rozliczany jest na zasadach dla osób fizycznych, gdyż działalność jednoosobowa w Szwecji nie ma osobowości prawnej. Podatek dochodowy dzieli się na krajowy oraz lokalny. Stawka podatku jest uzależniona od osiągniętych w danym roku podatkowym dochodów. Podatek lokalny płaci się na rzecz gminy (kommun) oraz regionu (landsting). Jest on uzależniony od miejsca siedziby firmy lub od miejsca zamieszkania.

Stawki podatku dochodowego dla osób fizycznych w Szwecji na rok 2020.
Dochód w granicach 0 do 490700 SEK: podatek krajowy wynosi 0%, natomiast lokalny 30-35%.
Dochód powyżej 509300 SEK: podatek krajowy wynosi 20%, natomiast lokalny 30-35%.

W Szwecji podatek dochodowy opłaca się w formie zaliczek. Płacone są one każdego miesiąca na podstawie zadeklarowanego na początku danego roku podatkowego zysku.

Obowiązek doliczania do każdej transakcji odpowiedniej stawki podatku VAT (moms) ma firma jednoosobowa, jeśli prowadzi sprzedaż usług lub towarów opodatkowanych podatkiem VAT. Podatek ten rozlicza się za pomocą deklaracji podatkowej, składanej raz na miesiąc, raz na kwartał, lub raz do roku. W przypadku spółek szwedzka księgowość jest bardziej skomplikowana, niż w działalności jednoosobowej. Z tego względu, zaleca się zatrudnienie księgowego, bądź skorzystanie z usług zewnętrznej profesjonalnej firmy księgowej.

Właściciele spółki w Szwecji są odpowiedzialni za zobowiązania firmy wysokością kapitału zakładowego.

Aby założyć spółkę w Szwecji, należy wnieść określonej wysokości kapitał zakładowy, który należy zdeponować na koncie firmowym w banku. Kapitał początkowy waha się od 50 000 SEK w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, do 500 000 SEK w spółkach akcyjnych.

Akt założycielski szwedzkiej spółki jest podstawą jej założenia. Należy go podpisać w obecności notariusza, natomiast w ciągu pół roku od daty podpisania dokumentu, obowiązkowo trzeba dokonać rejestracji do szwedzkiego Rejestru Przedsiębiorstw (Bolagsverket). Szwedzka spółka ma osobowość prawną.

Szwedzki podatek dochodowy jest obliczany na podstawie osiągniętego w danym roku podatkowym zysku. Wynosi on 28% i opłacany jest w formie comiesięcznych zaliczek, które są wyliczane na podstawie zadeklarowanego dochodu firmy. Istnieje możliwość korekty wstępnej deklaracji w trakcie trwania danego roku.

Terminy wpłacania zaliczek na podatek dochodowy:

• do 17 stycznia
• do 12 lutego
• do 12 marca
• do 12 kwietnia
• do 12 maja
• do 12 czerwca
• do 12 lipca
• do 17 sierpnia
• do 12 września
• do 12 października
• do 12 listopada
• do 12 grudnia

W przypadku, gdy spółka w Szwecji prowadzi sprzedaż usług lub towarów, podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT, firma powinna zostać zgłoszona przez właściciela do rejestru VAT i odprowadzać, jak i naliczać odpowiednią stawkę podatku. Szwedzki VAT wynosi 25%, 12% i 6%. Jest rozliczany poprzez deklarację podatkową, która wysyłana jest do urzędu raz na miesiąc, raz na kwartał, bądź raz na rok. Właściciel firmy, która zatrudnia pracowników, ma określone obowiązki względem urzędów, jak i pracowników. Koszty pracodawcy wiążą się nie tyle z wynagrodzeniami i świadczeniami pracowniczymi, ile także z koniecznością zapłaty podatków od zatrudnienia.

Gdy firma zatrudnia tymczasowych pracowników, którzy pochodzą spoza Szwecji, zobowiązana jest, aby ten fakt zgłosić do Urzędu do spraw Środowiska Pracy. Należy również zgłosić zatrudnianie pracowników do Urzędu skarbowego (Skatteverket). W przypadku, jeśli pracownik pochodzi z kraju należącego do Unii Europejskiej, zezwolenie na pracę nie jest potrzebne, natomiast jeśli jest on obywatelem kraju spoza UE, konieczny jest kontakt z Urzędem do spraw Migracji (Migrationverket).

Koszty pracodawcy w Szwecji
Koszty, które ponosi szwedzki pracodawca, jeśli zatrudnia pracowników, podobnie jak koszty firmy, można podzielić na koszty stałe oraz zmienne. Każdy z nich należy odpowiednio udokumentować i zaewidencjonować. Podatek pracodawcy nalicza się od podstawy opodatkowania, czyli kwoty brutto wynagrodzenia i pozostałych świadczeń. Wynosi on łącznie 31,42%. Pracodawca jest zobowiązany płacić podatki oraz składki, które wchodzą w skład arbetsgivaravgifter. Jest to między innymi podatek od wynagrodzenia (11,62%), składka emerytalna (10,21%) oraz składki ubezpieczeniowe (3,55%). Za kwestie bezpieczeństwa i higieny pracy odpowiada w Szwecji Urząd do spraw Środowiska Pracy (Mynak). Obowiązki pracodawcy w tym zakresie, jak i szkoleń stanowiskowych oraz udostępniania odzieży roboczej różnicuje charakter prowadzonej działalności.

Zasiłek chorobowy w Szwecji wynosi 80% średniego wynagrodzenia, z uwzględnieniem dodatków pracowniczych. Przysługuje on pracownikowi, gdy ten jest czasowo niezdolny do pracy z powodu choroby. Pracodawca w Szwecji powinien na podstawie wynagrodzenia i innych wypłaconych świadczeń ustalić wysokość należnego świadczenia chorobowego. Wybrane przedsiębiorstwa w Szwecji mają obowiązek audytu. Auktoriserad revisor to szwedzki audytor uprawniony, natomiast revisor godkänd to audytor zatwierdzony. Audytorem jest osoba, która ukończyła szkolenie specjalistyczne i ma potwierdzone zdanym egzaminem kwalifikacje.

Audytor nie ingeruje w księgowość szwedzkiej firmy, natomiast potwierdza wiarygodność dokumentacji. Celem audytu jest ocena rocznych sprawozdań spółki i wychwycenie nieprawidłowości.

Firmy jednoosobowe, małe spółki handlowe i małe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są zwolnione z obowiązku przeprowadzenia audytu. Audyt w małych stowarzyszeniach gospodarczych może zostać przeprowadzony przez osobę, która nie ma tytułu uprawnionego ani zatwierdzonego audytora, musi jednak mieć odpowiednie kwalifikacje. Obowiązek płacenia podatków dotyczy wszystkich firm w Szwecji. Przedsiębiorcy zobowiązani są do opłacenia podatku dochodowego, podatku VAT oraz podatku od zatrudnienia pracowników.

Podatek pracodawcy
W przypadku, gdy przedsiębiorca w Szwecji zatrudnia pracowników, ma obowiązek płacenia podatku oraz składek wchodzących w skład arbetsgivaravgifter (podatku pracodawcy). Można wśród nich wymienić: składki ubezpieczeniowe (3,55%), składkę emerytalną (10,21%) oraz podatek od wynagrodzenia (11,62%).

Podatek pracodawcy w Szwecji to koszt łącznie 31,42% od podstawy opodatkowania (kwoty wynagrodzenia brutto i pozostałych świadczeń pracowniczych).

Podatek dochodowy
Szwedzki podatek dochodowy dotyczy zarówno osób fizycznych, jak i prawnych, czyli każdego przedsiębiorcy, który prowadzi działalność w tym kraju. Podatek dochodowy składa się z dwóch części - podatku krajowego i podatku lokalnego, który przeznaczony jest na finansowanie danej gminy (kommun) albo regionu (landsting).

Podatek dochodowy krajowy dla osób fizycznych wylicza się na podstawie uzyskanego w danym roku podatkowym dochodu. Dla osób prawnych ten podatek wynosi 28% od zysku firmy. Podatek dochodowy lokalny zależy od miejsca zamieszkania bądź stałej siedziby firmy - waha się pomiędzy 30-35%.

Stawki podatku dochodowego dla osób fizycznych w Szwecji na rok 2020.
Dochód w granicach 0 do 490700 SEK: podatek krajowy wynosi 0%, natomiast lokalny 30-35%.
Dochód powyżej 509300 SEK: podatek krajowy wynosi 20%, natomiast lokalny 30-35%.

W Szwecji podatek dochodowy jest opłacany w formie zaliczek, które ustalane są na podstawie deklaracji przewidywanego w danym roku zysku. Dochód firmy szacowany jest na etapie rejestracji przedsiębiorstwa oraz na początku każdego kolejnego roku.

Podatek od dywidendy
W Szwecji dywidenda jest opodatkowana według stawki 30%. Obejmuje to przedsiębiorców lokalnych oraz zagranicznych. Zaawansowane obniżenie tego podatku umożliwiają umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania ustalone przez Szwecję z innymi państwami (również z Polską).

Podatek VAT (moms)
Podatek VAT w Szwecji (tzw. moms), tyczy się firm oferujących sprzedaż usług lub towarów, podlegających opodatkowaniu. Jest naliczany do każdej transakcji, niezależnie od etapu dystrybucji i produkcji. Transakcja rozumiana jest jako świadczenie usług, wymiana i wypłata własna z firmy lub sprzedaż towarów.

Obowiązek płacenia szwedzkiego podatku VAT jest związany z możliwością jego odliczenia. Firma w Szwecji, która posiada takie prawo, opłaca tylko różnicę pomiędzy podatkiem należnym od sprzedaży, a płaconym podatkiem naliczonym za zakupy.

Szwedzkie przedsiębiorstwo powinno zostać zgłoszone do rejestru VAT jeżeli:
- Bez zmiany właściciela towaru przemieszcza niezbędne do prowadzenia działalności towary do innego kraju Unii Europejskiej,
- Sprzedaje usługi lub towary do innych krajów Unii Europejskiej,
- Sprzedaje usługi lub towary do krajów spoza Unii Europejskiej.

Szwedzkie stawki podatku VAT to:
- 25% (podstawowa składka)
- 12% (zredukowana stawka dla hoteli, artykułów spożywczych, rękodzieła itd).
- 6% (niska stawka dla książek, gazet, transportu osobowego itd).

Szwedzki VAT rozlicza się poprzez deklarację podatkową. Częstotliwość jej składania jest zależna od wielkości przedsiębiorstwa oraz rocznych obrotów firmy. Właściciel musi określić częstotliwość składania deklaracji podatkowej, gdy składa wniosek o rejestrację firmy w Skatteverket (urzędzie skarbowym). VAT w Szwecji można rozliczać:
- Raz na miesiąc, raz na trzy miesiące lub raz do roku - gdy firma jest mała i jej obroty nie przekraczają miliona szwedzkich koron rocznie.
- Raz na miesiąc lub raz na trzy miesiące - gdy średnie przedsiębiorstwa osiągają obroty od miliona do czterdziestu milionów szwedzkich koron rocznie.
- Raz na miesiąc - gdy duże firmy osiągają obroty przekraczające czterdzieści milionów koron rocznie.

Podatek VAT płaci się 12-go dnia każdego miesiąca. Przedsiębiorstwa średnie mają możliwość opłacać go do 26-go dnia każdego miesiąca.